Ter a documentação arquivada e em segurança é uma das providências que não pode passar desapercebida pelo síndico. Não se pode ignorar que o condomínio, tal qual uma empresa, está legalmente constituído e a sua documentação deve estar ordenada e pronta para quaisquer auditorias, caso contrário o síndico poderá ser responsabilizado.

 Ao contrário do que se pode pensar, ou ser levado a pensar, a responsabilidade da guarda documental não é, e não pode ser atribuída, as auxiliares de administração (imobiliárias). Na verdade, este item que passa quase batido pela maioria de nós é de suma importância à vida do condomínio e, portanto deve estar sob total domínio do síndico.

 Para melhor o entendimento dividiremos este tema por área, da seguinte forma:

 Documentos administrativos de implantação

o   Memorial descritivo da construção;

o   Convenção;

o   CNPJ;

o   Regimento Interno

o   Certificado Digital

Documentos administrativos de RH

o   Programa de Controle Médico de Saúde ocupacional – PCMSO

o   Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA

o   Contratos de trabalho dos funcionários orgânicos

Documentos administrativos de gestão financeira

o   Certidões Negativas

o   Previsão orçamentária anual

o   Extratos de movimentação financeira

Documentos gerais de administração

o   Contratos das empresas terceirizadas

• Contrato de trabalho dos funcionários que estarão no condomínio
• Folha ponto mensal
• Contracheque
• Comprovante do vale transporte
• Comprovante do vale alimentação
• GFIP/SEFIP mensal
• FGTS mensal
• GPS mensal

o   Contratos de manutenção

o   Seguros

 Documentos técnicos

o   Projeto arquitetônico

o   Projeto de Prevenção Contra Incêndios – PPCI

o   Projeto de distribuição de água

o   Projeto de energia e iluminação

o   Projeto hidrossanitário

o   Projeto da rede de gás

o   Projeto de rede de comunicação (telefones e interfones)

o   Norma ABNT NBR 16280/2014 – Gestão das Reformas

o   Laudo Técnico de Inspeção predial – LTIP (lei Complementar nº 18574/2014)

Estes são alguns dos muitos documentos aos quais temos, enquanto síndicos leigos ou profissionais, que prestar a máxima atenção sob pena de provocar uma situação de insustentabilidade para o condomínio. Como por exemplo, sofrer condenação em processo trabalhista por não ter como delimitar tempo de trabalho de algum funcionário, ou mesmo ter que abrir o pátio em busca da rede hidráulica por desconhecer o projeto, ou ainda demorar mais do que o necessário para realizar o conserto de vazamento de gás por não ter o projeto devidamente conhecido ou arquivado para uso do profissional. Seja como for, a documentação é a garantia de que poderemos, a qualquer tempo, ter um tempo de resposta reduzido para as demandas do condomínio.

É imprescindível que a organização destes documentos seja conhecida pelos membros da administração direta (subsíndicos e conselhos – fiscal e consultivo) e esteja arquivada em local privilegiado.

O condomínio também pode optar por deixar a documentação na auxiliar de administração (imobiliária), e, neste caso, toda a documentação deverá estar à disposição dos condôminos para consulta, que normalmente, é previamente agendada.

De qualquer forma e seja qual for a opção de guarda da documentação a responsabilidade é do síndico. Por isso, atenção, precaução e previdência formam o tripé da gestão de documentos.